想成為更專業的工作者?給新鮮人的9個職場建議

因為工作的關係,我在不同的場域都帶過一些人
今天來跟大家分享一下,通常如果是我的話,會給他們的職場入門建議是什麼

 

商業概念
商業的本質是交換。你能帶給人多大的價值,就有機會獲得多少的回報。

 

上一階態度
我經常遇到在職場工作的一些人,在抱怨工作做不完,或是主管不好,不能足夠地協助他們等等。有一個殘酷的事實我必須得說,如果你有這樣的狀況,很多時候,對主管來說,你可能也是那個無法協助他完成任務的部屬。

通常在這樣的狀況下我會給出的建議是,去想像、理解你上一階或上兩階主管,他們的工作日常以及責任目標,去理解、想像、觀察你的主管的職位每天必須要遇到的問題和處理的事情,在這樣的情況下,你通常有機會可以看見更大的格局,以及看見更多的壓力跟責任,當你試著把這樣的思維格局放進去你自身的日常工作之中,你通常有機會可以用更完整地、更有遠見地、更周全的、提早準備好的方式去完成你的任務。而通常如果你這麼做了,你會發現你其實會慢慢地用更輕鬆的方式去完成工作,工作也會完成的更好,通常也會慢慢地被周圍的夥伴或是主管發現你的不同,想當然耳,在這樣的情況下,升官加薪的機會,通常也會比別人要來得多。

 

溝通技巧
在跟別人核對工作內容的時候,有的時候可以利用複述別人所說的內容,來跟對方確認自己理解的內容是不是就是對方所要表達的意思。

在職場的工作技巧中,我還有一項稱作是 告知對方自己狀態 的溝通技巧,像這樣的技巧例子比如說有:

「我待會10分鐘後有會議,所以可能沒有辦法講太久」,這樣對方就會知道他有多少時間可以跟你溝通,會稍微掌握時間先講重點。

「我正在開車,晚點停下來後回電給你好嗎」「我這邊客人有點多,晚點回電話給你好嗎」,這樣對方就會知道你現在不方便講電話,會再等你的回電,但在這樣的情況底下,要真的想辦法用筆記或其他方法記得這件事就是了。

「我現在要專心弄一個專案,如果不是太急的事晚點再找我好嗎」,這樣跟你工作的人就會知道你現在的工作狀態,而調整你聯繫的時間點 (你知道,辦公室裡總是有無止盡的電話和臨時事項發生,用這樣的技巧多少能幫助你找到一些專注的時間)。(參考文章:時間管理的3個技巧)

「我今天狀況不太好,我們會議稍微濃縮一點好嗎」,這樣跟你工作的人就會知道你今天的狀態,而多少斟酌調整一下和你合作的方式。

 

專案追蹤 
在一般的工作情況下,一個專案很容易由不同人、不同部門或不同公司的成員一起完成一份工作,在這樣的情形下,掌握每個環節的工作進程是很重要的事情,因為要確保工作能在期限內被好好地完成。

但是,在職場上每個人都是全心全力地用心在你的專案上面嗎?大多時候不是的。在這樣的情況下,就要適當地定期去關心每個環節的工作進度,軟硬兼施,適當地去提醒各環節夥伴這專案的重要性以及期程的安排,大多數人在有節奏感和適當地關切下,多少都會稍微將你的事情上心,而在這樣的環境下,大家對專案的關注度和進度就容易被推進起來。

會前會
會議其實是職場工作中,很花時間的一個環節,稍微有點經驗的工作人,就會知道許多人進會議的時候其實是沒有做準備進來的,並不是很了解這個會議的主要目的和內容。

因此,在這樣的情況下,針對會議中的成員,多做幾次適當地會前會,讓對方了解這個會議需要請他準備的內容,或是有些需要協調或提前了解的部分,可以先用會前會提前準備,只要大家漸漸有了這樣的習慣,你就會發現你們的會議會變得很有效率,而且在開會的時候,共識和相對應的資料都準備的特別好,以此當然,整體工作與專案的進度和成效就會有機會相對地不錯。

 

電話禮節
在職場工作中,經常會遇到需要使用電話或是LINE通話聯繫的狀況,在通話的開始時,我一般都會提醒年輕的夥伴,要詢問對方現在是否方便電話,等到對方回答方便時,再繼續往下說明,如果對方不方便電話時,告知對方我晚點再來電,請您先忙,在大多數的情況下,這樣能讓對方感覺到尊重,會有助於合作關係的維護~

 

報聯商(報告、聯絡、商量)
報告、聯絡、商量,跟我工作的夥伴,大概多會聽到我在提醒這件事情。

在團隊裡面的工作,其實就像一個身體的各個部位,如果團隊內的成員能養成訊息傳遞的習慣,很多協助、準備、煞車的動作,都能提早完成。現在訊息軟體很發達,大多工作團隊都有自己的工作群組可以發送訊息,在你有新的資訊的時候,跟團隊內夥伴知會一聲,很多時候能夠發揮很好的效果。

舉例來說:你希望跟某某媒體連繫,希望可以跟他們合作。在發動這件事情之前,先跟團隊夥伴告知一聲,也許,就會有夥伴回應你說,我之前有聯繫過他們,這裡有他們的資料和窗口的聯繫方式,看,這樣是不是會省去很多時間,還可以快速地找到對方的Key Man。

又舉例來說:你在會議中,突然聽到專案的設計風格要轉向,你是不是可以先發個訊息給團隊裡的設計師,請他手邊的工作先暫停,風格可能要改,那麼,是不是就有機會節省了設計師的時間,可以讓他先去完成其他工作,等會後再來聽你的最新資訊。

 

工作習慣

存檔備份
重要的企劃案或專案,建議要有另外使用行動硬碟存檔備份的習慣,如果在自己平常使用的桌機電腦如果有異常的時候,隨時可以找回專案的重要資料。

資料檔名命名習慣
通常我們在進行專案工作的時候,會有很多的圖檔、Excel或是PPT等的檔案資料,建議大家在為自己的檔案命名的時候,可以把專案名稱+檔案內容+更新時間寫在檔名上,這樣一旦資料量變多的時候,回頭要找重要資料時,會比較容易找尋。

如果要將資料傳至外部時(例如說報價單等資料),建議還可以在檔名上加上自己公司和對方公司的名稱,這樣也方便對方容易找到與你公司相關的資料。

承諾、達成與回報
我個人認為,在商業上大家很重視信任這件事情,而我們在工作上,經常會針對專案給予出承諾,比如說像是這禮拜三給你資料,或是下個月要完成10樣商品的打樣,像這樣的小承諾,其實經常會在專案之中發生。

我的建議是,一但你給出承諾了,就要盡力完成承諾,即便達不到,也要提前告知對方我預期達不到,並且告知對方達不到的原因是什麼,以及預計給出的替代方案或新的目標是甚麼,在這樣的情況下,就算一開始給出的承諾沒有達成,仍然會給予對方信任感。只是,這樣的方式最好不要常用,最好的方式還是盡力完成給出的承諾,因為如果經常沒有完成承諾,常使用緩兵之計,大概也會讓人看出你的行為模式,而不會相信你的第一個承諾,如果這樣,可能你就會失去很多的機會了~

勇敢發出請求
其實我在工作的過程中,經常會發現資歷較淺的工作夥伴,有時不敢提出工作上請別人協助的請求,我在想這是不是華人世界的文化所造成的。

在工作上遇到瓶頸,是經常會發生的事情,在這個時候如果可以向團隊的夥伴或主管發出協助的請求,其實在團隊夥伴的眼裡,有時是一起更快地把工作做好的方式

在過去的經驗中,經常會遇見年輕的夥伴因為不知道如何解決眼前的問題,而耗費了許多時間在上面,但對其他的團隊工作夥伴來說,很有可能是幾分鐘就能解決的事情,因此,我可以給出些建議,如果在你遇到工作瓶頸的時候,勇敢地向團隊主管或是夥伴提出協助的請求,在很多情況下,可以更快速地解決你所遇到的問題。

當然,你有沒有可能被拒絕?這機會當然是有的,但拒絕就拒絕,我們再找其他的方式解決問題就好。可其實,大部分的人都很樂意提供協助,只要友善地請教,在多數的情況下其實都能獲得好的回應的~

 

學習渠道
現在的時代進步很快,資訊更新的速度也很快,如果你想要一步步地成長更多,我有幾個持續的學習渠道可以建議。

Youtube
現在在YT上,其實有很多人會拍攝專業教學的影片上傳,現在不管是你想要學總經、廣告投放、影片剪輯、數據分析,其實多數在YT上都有影片可以學習。

FB社團
FB的社團裡有很多的商業、社群、設計等社團,裡面臥虎藏龍,也很常有最新的資訊分享,加入社團裡如果有工作上難解的問題,到適當的社團有禮貌的詢問,多數都會得到熱心人士的支援和提醒。

看書
這還是最基本的學習方式了,有許多在商業上成功的人士,會將他們成功的經驗或是知識,透過書籍的撰寫和出版,濃縮精華分享給大家,所以到書店挑幾本精彩的書,回家好好地閱讀,也是精進的方式之一。

線上雜誌
像是數位時代、經理人、商業週刊等,都是可以吸取市場較大格局思維的地方,裡面寫的也許不一定是最前沿的思維,但可以增加你思考的廣度和跨產業的經驗。

 

餐桌禮儀
商業互動較多的人,有商業聚餐的機會其實很多。稍微留意一下餐桌上的禮儀,對彼此互動都會有幫助的。

比如說:幫旁邊的夥伴開門或是拉椅子,適當地幫忙招呼餐具或是幫忙斟飲料,在上菜時提醒夥伴上菜的方向,好讓對方可以避開,或是幫忙整理桌上的空間,可以讓服務人員有桌面空間可以上菜等,都是在餐桌上可以多留意的地方。

 

這些就是我會給職場新進夥伴的建議,以後如果有想到新的再繼續補充~

想成為更專業的工作者?給新鮮人的9個職場建議

通常在這樣的狀況下我會給出的建議是,去想像、理解你上一階或上兩階主管,他們的工作日常以及責任目標,去理解、想像、觀察你的主管的職位每天必須要遇到的問題和處理的事情,在這樣的情況下,你通常有機會可以看見更大的格局,以及看見更多的壓力跟責任

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