Notice: Function _load_textdomain_just_in_time was called incorrectly. Translation loading for the happy-elementor-addons domain was triggered too early. This is usually an indicator for some code in the plugin or theme running too early. Translations should be loaded at the init action or later. Please see Debugging in WordPress for more information. (This message was added in version 6.7.0.) in /home/plainboh/public_html/wp-includes/functions.php on line 6114

Notice: 呼叫 _load_textdomain_just_in_time 函式的方式不正確。Text Domain 為 blocksy 的語言套件載入過早觸發,這通常是由於外掛或佈景主題某些程式碼中的指示器過早執行所造成,而語言套件應該在 init 動作之後才載入。 請參閱〈WordPress 的偵錯功能〉以進一步了解相關資訊。 (這項訊息新增於 6.7.0 版) in /home/plainboh/public_html/wp-includes/functions.php on line 6114
籌辦大型實體活動,你需要準備的面向 – 網站設計、SEO、行銷與商業企劃

籌辦大型實體活動,你需要準備的面向

【活動內容】
🟠 主題 / 內容
設定好你的主題風格,將視覺佈置風格內容活動規劃圍繞展開,設計活動主視覺、Slogan、活動標語等。
🟠 流程
建出Rundown表,建置執行團隊看的EXCEL版本(人、事、時、地、物,鉅細靡遺)對外宣傳的圖像易懂版本

【場地】
🟠 場勘
場勘時要記得拿報價、拍照、量尺寸(測距儀或捲尺)、確認設備
🟠 場地規劃
分區進行場地規劃,常見的會有:停車區、接待區、形象牆、舞台區、客人休息區、工作人員休息區、餐飲區、攤位區等。消費者的動線和廠商車輛的進出動線要提早規劃。如果環境附近有住宅區,要留意音量控制和音響設置方向。
🟠 進退場
規劃廠商進退場的流程、時間和規範。
🟠 場地復原
規劃場地、設計佈置、硬體建置時要考慮到場地復原的難易度,不然很容易給自己帶來不必要的麻煩。

【硬體】
🟠 舞台攤位 / 燈光音響
設計舞台攤位的建置模擬圖尺寸規劃,確認燈光音響的效果需求,與硬體廠商討論及取得報價

【活動】
🟠 活動票劵 / 報到儀式
可設計活動票卷、手冊和儀式感。
🟠 實體活動線上互動系統
可以利用新科技開發的線上互動系統,透過投影螢幕跟觀眾互動。可以搶答、投票、抽獎或是累積積分的問答等。
🟠 表演團隊
要提早敲好表演團隊的時間和報價,需要時要幫表演團隊安排交通和食宿。可適當準備口袋名單以備表演團隊突然No Show。

【贊助 / 招商】
🟠 遊戲規則 / 聯繫 / 合約
設計遊戲規則、行銷合作曝光方式以及準備合約書後,對外招商,廠商多時記得要完整建立聯繫表格或群組,方便作業。

【活動前行銷】
🟠 宣傳視覺 / 場佈 / 形象牆 / 活動指引
設計各渠道所需的視覺和輸出稿,設計形象牆、過場空間及場內外活動與交通指引牌,音樂設計也屬於場地佈置的一環哦。
🟠 行銷渠道
可以透過建置官網、舉辦記者會名人曝光、社群媒體行銷、廣告投放、廣播節目或廣告曝光等方式對市場進行宣傳。

【預算】
🟠 費用預算
費用的收支要提早估算,各種廠商的費用支付時間也要記錄。
收入項目範例:票卷販售、贊助、場地出租、現場商品銷售。
支出項目範例:場租、設備租用、表演團隊、視覺輸出、行銷費用、人員費用、餐飲交通費、文具器材、稅金等。
廠商若有分潤方式,要提早規劃好遊戲規則。

【金流】
🟠 銷售渠道
自建活動官網、公開活動平台(如活動通)、線下通路票卷販售(如合作咖啡廳)。
🟠 發票
開立發票。

【人員】
🟠 招募 / 編組
招募幹部和工讀生,進行任務編組和任務內容設計。
🟠 教育訓練 / 儀式感設計 / 演練
進行服務設計和儀式設計,對夥伴進行教育訓練和演練。
🟠 執行聯繫
如果活動場地太大,可以準備無線電,即時進行聯繫溝通,增加機動性。

【活動執行】
🟠 場控
活動舉辦期間掌握人員、節目和資源的流動是否順暢,確認場佈狀況、服務狀況都良好,留意突發狀況。
🟠 安全規劃
在各場地環節考慮到安全性,依活動需要適當準備醫藥箱或醫護人員(如果是體育活動的話)
🟠 交通規劃
提早規劃交通路線,必要的話提早跟當地警察局和里長報備,會適當地獲得一些協助或資訊。
🟠 衛生規劃
有人潮的地方就會有洗手間的需求,提早向當地衛生局單位或廠商租用設備,規劃在適合的場地位置。

【活動中行銷及延續性宣傳】
🟠 UGC(User Generated Content)設計
可以設計例如像IG濾鏡等的行銷工具,讓活動在網路上口碑傳播。
🟠 活動紀錄 / 後續曝光與發酵
如果你是品牌或是會持續性舉辦的活動,記得在活動當下可以進行活動紀錄,在品牌官網或是社群媒體上可以留下紀錄,可以為來年的活動做好鋪墊以及讓消費者搜尋。在活動當下也可以邀請媒體記者進行即時採訪。

       
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