組織內部溝通技巧

🟠 組織水平溝通

組織水平溝通指的是跟你同部門的夥伴,或是跨部門但和你同位階的夥伴溝通。

溝通前,首先要先認識你的夥伴,了解他是什麼樣個性的人,能力、擅長、強項在什麼地方,平常有機會的時候要建立關係,比如說,打招呼,幫個小忙,一些友善的舉動等。

等到需要溝通的時候,盡量選擇用對方可以理解的語言表達或是圖面、表單、表格來輔助溝通,讓對方更容易理解你想說的是什麼。

溝通之前先詢問對方是否有空或可以約個時間,你想要跟他討論一件什麼事情,可能大約需要多少的時間,讓對方有個心理準備。

溝通時表達你的想法,透過輔助資料幫助對方了解你的意思。接著,打開耳朵和心胸聆聽,聆聽對方提供的建議或不同意見,聆聽意見的背後是否有需要考慮的因素,開放心胸思考,一起找到和確認共識點,必要時再提供更多的佐證資料或思維參考,或帶入一些幽默的片段柔軟溝通氣氛。

若出現意見遲遲不能獲得共識時,可以多利用換位思考來溝通,或者想出新的思維邏輯來幫助自己理解和溝通。

 

🟠 組織垂直溝通

組織垂直溝通通常指的是要跟你的主管、老闆跨部門的主管溝通。

溝通前記得要先換位思考,了解該位主管的目標與日常任務是什麼,人們都喜歡跟了解狀況的人進行溝通。

然後一樣,平常在狀況允許下盡量建立良好關係,要跟主管溝通前請提早預約時間或詢問是否有空,然後用對方容易理解的語言去表達或是圖像、表單輔助溝通。特別要注意的是,主管們通常都時間不多,所以記得要先將重點表達在前面,掌握溝通時間與節奏感,溝通時要記得傳達對該主管的目標任務有益的角度,或是對方能輕鬆配合的角度,溝通時間不用拉太長,除非對方表示有時間或是提問了許多問題。

🟠 如何避免認知落差,確認溝通正確

提出範例
比如說,與設計師溝通的時候,就可以拿出範例的範例,讓他知道你所謂的奢華是什麼感覺,清爽是什麼風格。

請對方再次確認
可以請對方再一次重複他所接收到的訊息,讓你有機會去確認雙方的認知是相類似的。

明列細節
可以將專案細節明列出來,並且拷貝一份讓對方留存,或是寄到對方的信箱。

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